Adjoint·e au sein du Greffe des amendes administratives (m/f/x)

Bruxelles Economie et Emploi recherche un·e Adjoint·e au sein du Greffe des amendes administratives (m/f/x) pour la direction de la Coordination et des finances.

 Vous ferez partie d’une équipe de 7 personnes, dont 3 juristes.

Vos missions

En qualité d’adjoint·e, rattaché·e au Greffe des Amendes administratives de Bruxelles Economie et Emploi, vous assurez le traitement technique et administratif des dossiers et appliquez les procédures afin de permettre l’infliction de la sanction. Ces dossiers peuvent concerner divers domaines de compétences de Bruxelles Economie et Emploi pour lesquels une amende administrative peut être infligée en cas d’infraction à la règlementation dans les matières suivantes : l’hébergement touristique, la migration économique, ou encore les titres-services.

Plus particulièrement, vous serez en charge des tâches relevant de la matière des Amendes Administratives (tâches de Greffier) qui comprennent :

 1.1.        Gestion administrative des dossiers et procès-verbaux

• Vous réceptionnez des dossiers et des procès-verbaux des différents Services de l’Etat ou des services d’inspection internes ;
• Vous prenez contact avec les différents Services de l’Etat afin de réceptionner les dossiers d’amendes administratives et d’obtenir les informations nécessaires dans les dossiers ;
• Vous créez et constituez des dossiers au sein de la Cellule Amendes Administratives ;
• Vous analysez administrative des dossiers aux fins de préparation du suivi administratif desdits dossiers ;
• Vous transmettez, renvoyez ou rédigez éventuels des dossiers vers les autres Services de l’Etat qui se révéleraient compétents, après décision d’un juriste ;
• Vous prenez en charge en toute autonomie la gestion du processus de dématérialisation du flux papier entrant (notamment les dossiers du SPF Emploi) en ce compris la gestion d'un SharePoint dans son fonctionnement et sa mise en œuvre. Dans ce cadre, vous assurez, au plan technique, le processus de réconciliation des documents dématérialisés afin de permettre la constitution d’un dossier en état d’être traité par un juriste.

1.2.        Suivi administratif des dossiers d’amendes administratives ouverts

• Vous vérifiez de la compétence de la Cellule Amendes Administratives sur base du lieu de commission des infractions (code postal etc.) et de la nature des infractions ;
• Vous préparez, adaptez, remplissez et envoyez des courriers d’invitation à présenter les moyens de défense ;
• Vous fixez des audiences de présentations orales de moyens de défense dans l’agenda Outlook, invitations des membres de la Cellule concernés, réservation d’une salle, préparation des documents y relatifs et accueil auprès de la Cellule des intéressés entendus ;
• Vous envoyez de la confirmation de la date de présentation orale des moyens de défense à l’intéressé ;
• Vous confirmez par courriel électronique des appels téléphoniques réceptionnés des tiers (Objet + réponse fournie) ;
• Vous participez aux audiences et rédigez le procès-verbal de l’audience (retranscription des échanges entre parties) et assurer la communication du PV de l’audience aux participants (remise de la copie signée à la fin de l’audience) ;
• Vous réceptionnez et classement des moyens de défense dans les dossiers administratifs correspondants, ainsi que des moyens de défense et pièces complémentaires ;
• Vous envoyez des décisions d’imposition d’amendes administratives aux intéressés sanctionnés, et mandataires le cas échéant, par courrier recommandé ;
• Vous notifiez de la copie des décisions d’imposition d'amendes administratives aux Services d’inspection concernés et Services externes ;
• Vous suivez des courriers recommandés à la poste, classez des suivis dans les dossiers administratifs correspondant et misez à jour des données et des dossiers ;
• Vous traitez des retours de courriers non réceptionnés (nouvel envoi ou classement dans les dossiers respectifs) et des récépissés postaux (classement dans le dossier et fardes correspondantes) ;
• Vous suivez des dossiers et misez à jour de ceux-ci en fonction de l’avancement des dossiers et de la procédure ;
• Vous mettez à jour du registre des dossiers des amendes administratives (actuellement le fichier Excel), en fonction de l’avancement du dossier et des actions accomplies dans le dossier (envoi des MD, décisions, courriels…) ;
• Vous traitez des courriers et courriels entrants en y apportant les suites nécessaires et vous traitez des courriers et courriels sortants (copie, scan, classement et mise à jour des dossiers) ;
• Vous assurez l’accueil des citoyens et les contacts téléphoniques et y donner les suites nécessaires ;

1.3.        Suivi du recouvrement des dossiers d'amendes administratives

• Vous rédigez de l’Ordre de Recouvrement du Droit Constaté ;
• Vous notifiez de l’Ordre de Recouvrement et de la copie des décisions d'infliction d'amendes administratives au Comptable de Recettes ;
• Vous obtenez régulière du Comptable de Recettes des informations de paiement des amendes administratives imposées ainsi que du suivi des plans d’apurement ;
• Vous suivez des dossiers et misez à jour de ceux-ci en fonction de l’avancement des dossiers et de la procédure ;

1.4.        Clôture des dossiers d’amendes administratives

• Vous assurez la clôture des dossiers terminés ;
• Vous misez à jour du Registre des Amendes Administratives concernant ces dossiers ;
• Vous archivez des dossiers administratifs papiers et électroniques, le cas échéant.

Dans le cadre de cette fonction, vous contribuez au bon fonctionnement de l’administration régionale et véhiculez les valeurs d’un service public de qualité en traitant avec diligence les demandes émanant des usagers ou de services internes / externes.

Dans le cadre de cette fonction, les contacts humains seront prépondérants, tant avec les citoyens qu’avec les collègues juristes, Greffiers ou les collègues des autres services de Bruxelles Economie et Emploi, ou encore les services externes (Office des Etrangers, Police, Greffes, avocats, …) .

Votre employeur

La Direction de la Coordination et des finances, pour laquelle vous serez engagé·e, fait partie de Bruxelles Economie et Emploi, l’une des 8 administrations du Service public régional de Bruxelles (SPRB).

 Bruxelles Economie et Emploi (BEE) a pour mission de développer l’économie durable, en tenant compte des caractéristiques spécifiques du tissu économique bruxellois, et de soutenir l’emploi dans la Région de Bruxelles-Capitale. Ses services s’adressent prioritairement aux entreprises et aux travailleur·euse·s.

 La Direction Coordination et Finances est le service de support transversal et est chargée de diverses missions dont fournir un support juridique dans les différentes matières de Bruxelles Économie et Emploi. Au sein de cette Direction, la Cellule Amendes administratives est à la recherche d’un·e Adjoint·e. afin de renforcer l’équipe.

https://economie-emploi.brussels/

Le Service public régional de Bruxelles (SPRB) offre un cadre de travail bienveillant et axé sur le bien-être :

• Un équilibre optimal entre vie professionnelle et vie privée : flexibilité et horaire variable, 35 jours de congés et fermeture entre Noël et Nouvel An, jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine ;
• Une offre variée, personnalisée et diversifiée de formations, en présentiel et e-learning, ainsi qu’un package de formations pour les nouveaux·elles entrant·e·s ;
• Un suivi carrière : bilans de compétence, coaching individuel et d’équipe, possibilité de mobilité interne, … ;
• Une salle de sport et des massages assis ;
• Une cafétaria proposant des repas sains et conseils diététiques ;
• Une assurance hospitalisation ;
• Des événements conviviaux ;
• Une crèche de proximité ;
• Un employeur attentif à l’environnement, un bâtiment durable ;
• Le respect de la diversité et de l’égalité des chances.

 Et parce que l’aspect pécuniaire est aussi important, le SPRB vous offre de nombreux avantages en plus de votre salaire :

• L’abonnement sur le réseau de la STIB offert ;
• L’abonnement de train et/ou de bus (TEC, De Lijn) 100 % remboursé ;
• Une prime de vélo de 0,25 €/km ;
• Consultez tous nos avantages sur notre site web servicepublic.brussels/jobs/
• Des chèques-repas d’une valeur de 8€ ;
• Une prime linguistique après réussite d’un examen (entre 600 € et 3.200 € annuels bruts[1]) ;
• Une indemnité de connexion de 20€/mois (minimum 1 jour de télétravail par mois) + une indemnité de bureau de 30€/mois (minimum 4 jours de télétravail par mois) ;
• Une prime de fin d’année et un pécule de vacances.

Votre profil

Diplôme[2]

Vous disposez d'une diplôme d'enseignement secondaire supérieur.

Expérience exigée

Vous disposez d’une expérience professionnelle de minimum 1 an dans le domaine du traitement de dossiers administratifs en ayant effectué au moins 5 des 6 tâches suivantes :

-        Gestion de dématérialisation d’un flux papier entrant (courrier, dossier etc.) ;

-        Utilisation et configuration d’un SharePoint pour la gestion administrative digitale des dossiers reçus/ouverts ;

-        Suivi du tracking Bpost des envois postaux et mise à jour du dossier administratif avec celui-ci ;

-        Réception de procès-verbaux (PV) et ouverture de dossier sur la base des PV reçus ;

-        Gestion des appels téléphoniques et réponses aux demandes formulées dans ce cadre ;

-        Participation à des auditions et rédaction d’un procès-verbaux au cours de l’audition tenue.

A quoi faut-il faire attention ?

Complétez entièrement votre C.V. Complétez-le dans la langue de la fonction pour laquelle vous postulez. Soyez particulièrement précis·e lorsque vous décrivez votre expérience de travail. Nos responsables de sélection utilisent cette information pour le screening qualitatif des CV.

Compétences techniques/connaissance·s

• Vous vous exprimez par écrit de manière claire et compréhensible.

Compétences fonctionnelles[3]

• Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Vous structurez votre travail en fixant les priorités et en accomplissant une multitude de tâches différentes de façon systématique.
• Vous vous affirmez avez conviction tout en faisant preuve de respect et d'empathie vis-à-vis de votre interlocuteur;
• Vous soutenez activement l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.

Atout

Vous travaillerez dans un environnement bilingue. La connaissance du néerlandais est donc un atout.

Nos valeurs

• Respect : appréciation et ouverture d'esprit vis-à-vis de l'autre, des différences, de la diversité et de l'environnement.

• Orientation client : tenir compte des besoins et attentes des bénéficiaires des services à fournir (collaborateur·rice·s du SPRB, citoyen·ne·s, entreprises, associations, gouvernement, personnes des passage ou travaillant à Bruxelles) pour les satisfaire.

• Excellence : se dépasser, tendre sans cesse à des prestations améliorées, améliorer sans cesse les pratiques au travail et la qualité de la prestation de services.

• Intégrité : veiller au respect des lois et règles, loyauté vis-à-vis de l'autorité, neutralité et honnêteté.

• Solidarité : travailler ensemble pour atteindre les objectifs communs, encourager la complémentarité, partager et s'entraider.

Nous offrons

Echelle de traitement: C1

Traitement de départ (traitement brut mensuel, déjà adapté à l'index actuel, allocations réglementaires non incluses): 2.437,88 €

La procédure[4]