Description de la fonction:
Bruxelles Mobilité recrute un assistant administratif pour la direction Support pour réaliser différentes tâches :
Indicateur :
• Vous encodez dans une application spécifique le courrier entrant et sortant
• Vous scannez, classez et archivez des dossiers
• Vous distribuez le courrier au sein de Bruxelles Mobilité
Secrétariat:
• Vous planifiez les réunion
• Vous réserver les salles de réunion
• Vous préparez la salle de réunion (installation du matériel, badges, liste des présences, préparation des fardes et matériel à distribuer et/ou à afficher, ...)
• Vous rédiger des notes de service, des courriers, …
• Vous effectuez le suivi des inscriptions à des événements organisés par Bruxelles Mobilité
• Vous répondez aux appels téléphoniques
Gestion administrative:
• Vous effectuez le suivi administratif des demandes d’engagement ou de l’octroi d’aides financières en collaboration avec les comptables de la direction
• Vous effectuez le suivi administratif des questions parlementaires et demandes du gouvernement
• Vous assurez le suivi des obligations de partenaires
• Vous assurez la commande et le suivi des demandes de matériel
• Vous tenez à jour les listes de destinataires pour la diffusions de certaines informations
Accueil :
Vous assurez l’accueil des participant lors d’événements organisés par Bruxelles Mobilité
Situation au sein de l'organisation
Bruxelles Mobilité est l’une des 6 administrations du Service Public Régional de Bruxelles chargée d’aménager l’espace public et de gérer les équipements en matière de mobilité.
La direction support traite, coordonne, centralise et encadre dans le respect des normes légales, les activités et processus juridique, budgétaires, comptables et administratifs des directions de Bruxelles Mobilité.
La cellule gestion documentaire administrative délivre des services, du conseil et de l’expertise en matière de marchés publics, de subventions et de gestion administartive des sinistres.
Elle assure, de manière centralisée, la gestion des courriers, le suivi des dossires administartifs et comptable et les sollicitations externes dans le respect des règlemen,tation en vigeur.
Votre profil
Compétences fonctionnelles
• Vous rassemblez, traitez et restituez correctement l'information dans les délais impartis.
• Vous structurez votre travail en fixant les priorités et en accomplissant une multitude de tâches différentes de façon systématique.
• Vous vous exprimez, tant par écrit qu'oralement, de manière claire et compréhensible et rapportez les données de manière correcte.
• Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
Attention : la motivation est considérée comme particulièrement importante pour la fonction et aura une pondération plus importante lors du score final.
Atout
Vous travaillerez dans un environnement bilingue. La connaissance du néerlandais est donc un atout.
Nos valeurs
Respect: Appréciation et ouverture d'esprit vis-à-vis de l'autre, des différences, de la diversité et de l'environnement
Orientation client: tenir compte des besoins et attentes des bénéficiaires
des services à fournir (collaborateurs du SPRB, citoyens, entreprises, associations, gouvernement, personnes des passage ou travaillant à Bruxelles) pour les satisfaire
Excellence: se dépasser, tendre sans cesse à des prestations améliorées, améliorer sans cesse les pratiques au travail et la qualité de la prestation de services
Intégrité: veiller au respect des lois et règles, loyauté vis-à-vis de l'autorité, neutralité et honnêteté
Solidarité: travailler ensemble pour atteindre les objectifs communs, encourager la complémentarité, partager et s'entraider
Nous offrons
Echelle de traitement: D101
Traitement de départ (traitement brut mensuel, déjà adapté à l'index actuel, allocations réglementaires non incluses) : 2.051,98 €
Nous offrons un cadre de travail bienveillant et axé sur le bien-être :
• respect de la diversité et de l’égalité des chances
• équilibre optimal entre vie professionnelle et vie privée : horaire variable, 35 jours de congés et fermeture entre Noël et Nouvel An, possibilité de télétravail
• assurance hospitalisation
• cafétarias homemade proposant des repas sains et conseils diététiques
• événements conviviaux
• salle de sport, massages assis, …
• crèche de proximité
Et parce que l’aspect pécuniaire est aussi important, nous vous offrons en plus de votre salaire :
• abonnement sur le réseau de la STIB offert
• l’abonnement de train et/ou de bus (TEC – DE LIJN) 100% remboursé
• prime de vélo: 0,24 €/km
• des chèques-repas d’une valeur de 8€
• une prime linguistique après réussite d’un examen (entre 600 € et 3.200 € annuels bruts)
• une intervention de 20€/mois pour le télétravail structurel
• une prime de fin d’année et un pécule de vacances
De plus, vous bénéficiez de diverses possibilités de formation, notamment un package nouveaux collaborateurs, des bilans de compétence, des trajets de formation sur mesure, coaching de carrière, etc.
… consultez tous nos avantages sur servicepublic.brussels/jobs/!
Aménagement raisonnable de la procédure de sélection pour les personnes handicapées
Le Service public régional de Bruxelles mène une politique d’Egalité des chances et de diversité. Dans ce cadre, nous veillons à garantir l’égalité des chances, de traitement et d’accès à nos procédures de sélection aux candidats avec handicap/trouble/maladie, en proposant des aménagements raisonnables leur permettant d’être testés sur leurs compétences, dans des conditions qui ne les défavorisent pas par rapport aux autres candidats.
Lien vers le formulaire de demande d'aménagement raisonnable de la procédure de sélection : https://brujobs.brussels/fr/page/amenagement-raisonnable/
Procédure
Si vous voulez participer à cette sélection, veuillez nous faire parvenir avant le 28/11/2019 minuit votre Curriculum Vitae et lettre de motivation (rédigés en français) :
via notre site internet : https://servicepublic.brussels/jobs/
ou par voie postale à : SPRB, Direction Ressources humaines, Boulevard du Jardin botanique 20, 1035 Bruxelles.
La procédure se compose comme suit:
Une présélection sur base des conditions de participation de l’offre (expérience, diplôme) ;
- Les candidat(e)s retenu(e)s suite à cette présélection seront invité(e)s à participer à un test anonyme informatisé ;
- Les 10 candidat(e)s les mieux classé(e)s et qui ont réussi le test (min 50/100) seront invité(e)s à un entretien de sélection STAR (éventuellement précédé d’un test pratique) veillant à évaluer les compétences spécifiques liées à cette fonction. Cet entretien se déroulera durant les heures de bureau ;
- Le minimum requis pour réussir cette sélection est de 60%.
- Si aucun lauréat n’est sélectionné suite à cette procédure, les 10 candidat(e)s classé(e)s suivants lors du test anonyme informatisé seront invité(e)s à un entretien de sélection ;
Les convocations vous seront envoyées via e-mail. Veillez à nous transmettre une adresse électronique valide dans votre acte de candidature, et à la consulter régulièrement.
Le/la candidat(e) retenu(e) sera invité(e) à entrer en fonction dans les meilleurs délais. Les candidats qui ne sont pas immédiatement engagés et qui ont réussi l’épreuve, font partie d’une réserve de recrutement. A égalité de points, la priorité sera donnée à la personne ayant obtenu le plus grand nombre de points à la partie ‘motivation’.
Afin d’assurer un traitement optimal de votre candidature, celle-ci doit OBLIGATOIREMENT MENTIONNER LE CODE FONCTION 40003446.
Info procédure: Ekram El Azzouzi (Tél.: 02/800 34 27 / E-mail: eelazzouzi@gob.brussels)
Info fonction: Claude Geerlandt (Tél.: 02/800 10 95 / E-mail: cgeerlandt@sprb.brussels)
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